Zottegem maakt verder werk van e-loket

Om de dienstverlening naar de burgers op de dienst bevolking/burgerlijke stand te verbeteren heeft de gemeenteraad unaniem haar goedkeuring gegeven aan mijn voorstel om alle aktes van de burgerlijke stand te digitaliseren.  Alle oorspronkelijke geboorte-, huwelijks-, overlijdens- en bijzondere aktes, inclusief alle latere wijzigingen van Zottegem en al haar deelgemeenten zullen worden ingescand.  In totaal gaat het om een 205.000 aktes, waarvan de oudste dateren van 1796.

Waarom digitaliseren?

Er zijn een aantal duidelijke voordelen en meerwaarden aan deze investering :   Burgers moeten voor allerlei doeleinden vaak een uittreksel uit één of andere akte van de burgerlijke stand hebben.  Door al deze akten te digitaliseren kunnen deze aktes makkelijker en sneller worden opgezocht én afgeprint door de ambtenaren, wat de dienstverlening alleen maar ten goede komt. 

Daarenboven is het ook de bedoeling dat burgers van achter hun PC uittreksels uit deze aktes zullen kunnen opvragen, die dan digitaal naar hen zullen worden doorgestuurd, wat een zeer snelle dienstverlening naar de burger zal zijn.  Op die manier bouwen wij ons e-loket en de digitale dienstverlening verder uit.

Vandaag de dag beschikt de stad al over een elektronisch loket waarbij onder andere adreswijzigingen elektronisch kunnen doorgegeven en waarlangs uittreksels uit aktes van de burgerlijke stand kunnen worden opgevraagd die dan evenwel met de post worden verstuurd.  Ook wisselt de stad al elektronisch gegevens uit met andere steden en gemeenten die gebruik maken van het zogenaamde akteloket.

Het is zo dat deze investering op termijn ook kostenbesparend zal werken.  Niet alleen zal worden bespaard op postzegels door de verdere uitbouw van het e-loket.  De boeken waarin al deze aktes zich bevinden zijn zwaar, log, moeilijk hanteerbaar en onderhevig aan slijtage.  Dat betekent dan ook dat jaarlijks een groot aantal boeken moet worden hersteld, wat ook jaarlijks een extra uitgave betekent die door deze investeringen zal wegvallen.

Tot slot heeft de investering  ook  een positief effect op de beschikbare ruimte in de kasten van het stadhuis doordat de boeken kunnen worden gestockeerd op andere plaatsen en zorgt de stad voor een back-up van alle aktes voor het geval bijvoorbeeld een brand de boeken zou vernietigen.